تحت شعار “مستقبلنا الآن” شاركت شركة الأفق لتقنية المعلومات في ملتقى الحكومة الرقمية ومعرض السعودية الرقمية والذي أُقيما خلال 19-20 ديسمبر 2023م في فندق الريتز كارلتون بمدينة الرياض.

قدّم خلالها سعادة الرئيس التنفيذي لشركة الافق  المهندس رائد السحيباني ورشة عمل بعنوان “الأرشفة الرقمية ودورها في التحوّل الرقمي”

تحدّث بدايةً عن أهمية الأرشفة الرقمية والتحوّل الرقمي في الوقت الحالي ومالهما من تأثيرٍ مباشر على زيادة الإنتاجية وتحقيق رضا المستفيدين، كما لهما تأثيرٌ إيجابي على البيئة من تقليل هدر الموارد الطبيعية مثل الورق والبلاستيك والحبر.

انتقل بعد ذلك للحديث عن آلية تحقيق التحوّل الرقمي في منشآت القطاعين الحكومي والخاص وذلك من خلال الأنظمة الإلكترونية والتي تستهدف جميع الأقسام في المنشآت مثل الموارد البشرية والإدارة المالية وإدارة المستودعات والمشتريات، وغيرها.

كما ناقش سعادة الرئيس التنفيذي أهداف الأرشفة الإلكترونية والتي تتضمّن حماية الملفات من التلف والضياع، الحفاظ على سرية هذه الملفات عبر أرشفتها بشكلٍ إلكتروني مشفّر، تسهيل البحث عن أي مستند باستخدام أحدث التقنيات الحديثة وتقنيات الـ OCR والذكاء الاصطناعي، تحويل الملفات والمستندات لقاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة، سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة.

كما سلّط الضوء على آلية تحقيق الأرشفة الرقمية في المنشآت باستخدام الأنظمة الإلكترونية والخصائص التي يجب توافرها في نظام الأرشفة، من أبرزها: سهولة استخدام النظام، متعدد اللغات، يدعم التاريخ الهجري والميلادي، القدرة على حماية الوثائق، يتضمن محرك بحث قوي يدعم جميع الحقول المتاحة، إمكانية التطوير والتحديث والربط مع الأنظمة الأخرى، التعرف على النصوص (OCR)

وفي القسمين الأخيرة من الورشة، تحدّث سعادته عن الوثائق التي يمكن أرشفتها مثل المستندات الورقية بمختلف مقاساتها، الصور، مقاطع الفيديو، البريد الإلكتروني، الأنظمة والرخص الإلكترونية، الخرائط والمخططات، البرمجيات وأكواد التفعيل، ثم انتقل للحديث عن المراحل العامة للأرشفة والتي تبدأ من مرحلة تحضير الوثائق والملفات إلى إعادة الملفات وحفظها.

 

لمزيد من التفاصيل يرجى زيارة موقعنا الالكتروني www.horizon.sa

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *